Press release menjadi salah satu cara untuk mempromosikan brand, produk ataupun kegiatan lain yang dilakukan oleh perusahaan. Semangat untuk memberikan informasi kepada publik tersebut kadangkala menjadi kurang menarik bagi media massa untuk mempublikasikannya karena ketidakjelasan tema, ataupun terlalu banyak menyinggung brand.

Menurut Mailchimp.com, ada 10 ketentuan dasar yang sebaiknya terdapat dalam sebuah press release. Bagaimana cara menyusunnya? Cek lebih lengkapnya berikut ini :

1. Tulis judul yang jelas dan menarik perhatian

Judul harus menyampaikan inti cerita dan menarik perhatian. Jangan membuat judul yang terlalu eye-catchy namun tidak ada pembahasannya dalam press release. 

2. Cantumkan tanggal rilis dan lokasi 

Cantumkan tanggal siaran pers dikeluarkan (atau tanggal acara yang diberitahukan). Hal ini membantu menetapkan relevansinya. Banyak templat siaran pers menyertakan frasa “UNTUK DITERBITKAN SEGERA”. Hal ini memberi tahu para jurnalis bahwa informasi yang terkandung dalam siaran pers dapat segera dipublikasikan. 

3. Segera beri tahu apa yang perlu mereka ketahui 

Paragraf pembuka harus memuat lima huruf W, yang memberi tahu jurnalis semua fakta terpenting, yaitu : Who (Cerita ini tentang siapa?), What (Apa yang terjadi?), Where (Kemana tujuannya?), When (Kapan hal ini akan terjadi?) dan Why (Mengapa hal ini penting?) 

4. Berikan lebih banyak informasi tentang perusahaan

Dalam paragraf setelah pendahuluan, sertakan semua detail cerita dalam urutan kepentingannya. Tetap sederhana dan lugas. Tulislah tentang apa yang dilakukan perusahaan dan apa alasan melakukannya. Namun jangan menulis sejarah lengkap tentang semua yang pernah perusahaan lakukan. 

5. Penulisan yang objektif

Jurnalis tidak akan tertipu atau terhibur dengan siaran pers yang mengklaim bahwa produk atau layanan sebuah perusahaan adalah yang “terbaik.” Dukung klaim dengan data dan statistik yang relevan untuk memperkuat pesan.

6. Hilangkan jargon industri 

Pastikan siaran pers tidak sarat dengan jargon industri yang tidak berarti apa pun bagi kebanyakan orang. Untuk memeriksanya, mintalah seorang teman yang tidak berada di bidang yang sama  untuk membaca. Jika mereka menganggapnya membosankan atau rumit, editlah agar jelas dan ringkas. 

7. Sertakan kutipan yang relevan dan menarik 

Untuk menambah warna pada siaran pers, sertakan kutipan yang berani dan bermakna dari tokoh terkait atau narasumber untuk memberikan pandangan yang lebih mendalam dan meningkatkan kredibilitas.

8. Akhiri dengan baik

Bagian dari rilis ini berbeda-beda, namun Anda harus menandatanganinya dengan cara yang menunjukkan bahwa siaran pers telah selesai. Beberapa opsi umum mencakup ###, XXX, atau —. Lakukan sedikit riset tentang standar industri di negara tempat Anda mengirimkan rilis. 

9. Beri tahu mereka siapa yang bisa dihubungi (dan bagaimana caranya) 

Di bagian bawah siaran pers, pastikan untuk menyertakan detail kontak orang yang dapat dihubungi, apakah itu Anda atau orang lain dalam bisnis. Cantumkan nama, alamat email, dan nomor telepon. Sertakan juga URL dan  media sosial untuk bisnis Anda. 

10. Ringkaslah bisnis Anda secara sederhana 

Di bagian bawah siaran pers, sertakan biografi bisnis secara singkat, setara dengan apa yang  tulis di halaman “Tentang” situs web Anda. Deskripsi perusahaan ini disebut teks boilerplate; ini adalah informasi yang jarang berubah, namun harus dipastikan bahwa informasi tersebut masih benar sebelum mengirimkan rilis baru.